Oleh:  Yeni Rakhmawati  SHum MHum.

SR, Surabaya – Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai  dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan. dan pelaksanaan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No 43 Tahun 2009)

Pada dasarnya arsip tercipta seiring berjalannya keluarga dan dikelola melalui penciptaan, pemberkasan, perlindungan. Arsip merupakan hasil dari dinamika kegiatan, biasanya muncul dan berkaitan dengan urusan-urusan administratif, yakni urusan rumah tangga, sekolah, pekerjaan, aktivitas sosial, keuangan, kesehatan, dan lain-lain.

Dalam kehidupan sehari-hari, arsip juga tercipta dalam lingkungan keluarga. Dalam lingkup keluarga, arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis. Pertama adalah arsip pribadi, yaitu dokumen yang berkaitan dengan identitas dan riwayat kehidupan seseorang, seperti akta kelahiran, ijazah, buku nikah, sertifikat pendidikan, hingga akta kematian. Dokumen ini biasanya dimiliki secara terpisah oleh setiap anggota keluarga, seperti suami, istri, maupun anak.

Jenis berikutnya adalah arsip bukti kepemilikan, yaitu dokumen yang menunjukkan hak atau kepemilikan seseorang terhadap suatu hal. Contohnya seperti bukti kepemilikan rumah, tanah, kendaraan, serta dokumen identitas seperti KTP, SIM, BPJS, NPWP, kartu pegawai, SIUP, surat waris, hibah, maupun izin usaha.

Arsip ini sangat penting karena menjadi bukti atas kepemilikan suatu aset. Selain itu, terdapat pula arsip transaksi, yaitu dokumen yang berkaitan dengan kegiatan keuangan atau pembayaran rutin. Contohnya seperti bukti pembayaran listrik, air, telepon, internet, gas, serta dokumen terkait kredit, utang, maupun piutang.

Dokumen dokumen tersebut masih dibutuhkan dalam berbagai keperluan, seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, dan lainnya. Oleh karena itu, penting nya pengetahuan dan kesadaran dalam penyimpanan dan mengelola arsip keluarga dengan baik dan benar.

Namun, kenyataannya masih banyak masyarakat yang kurang memperhatikan bagaimana cara penyimpanan arsip keluarga. Tidak sedikit dokumen penting yang rusak atau lapuk dikarenakan penyimpanan yang masih sembarangan sehingga mudah rusak, hilang, atau sulit ditemukan saat dibutuhkan. Hal ini menunjukkan bagaimana kesadaran masyarakat terhadap pentingnya pengelolaan arsip masih perlu ditingkatkan.

Karena memiliki nilai penting bagi kehidupan keluarga, arsip-arsip tersebut perlu disimpan dan dirawat dengan baik. Penyimpanan arsip keluarga sebaiknya dilakukan sesuai kelompok pada wadah yang aman dan kering. Jika perlu, beri silica gel agar tetap kering.

Selain itu Buatlah salinan arsip yang telah dilegalisir dan unggah dokumen ke dalam penyimpanan online atau daring untuk mengantisipasi apabila dokumen asli hilang atau rusak. Hal penting lainnya yakni menyimpan dokumen arsip di tempat yang beresiko kecil untuk rusak atau hilang dan jauhkan dari jangkauan anak anak.

Penyusunan dokumen secara teratur, misalnya berdasarkan urutan waktu atau jenis dokumen, dapat memudahkan dalam menemukan arsip ketika dibutuhkan. Bolak balikkan dokumen arsip setiap tiga bulan sekali agar tidak lembab dan lengket, lakukan hal tersebut di tempat terbuka. Serta hindari dari paparan minyak, debu, dan sinar matahari langsung yang dapat merusak dokumen.

Dengan adanya kesadaran dalam mengelola arsip keluarga, dokumen penting akan lebih terjaga dan mudah ditemukan ketika diperlukan. Kebiasaan menyimpan arsip secara rapi dan teratur tidak hanya membantu menjaga keamanan dokumen, tetapi juga mempermudah penemuan saat dibutuhkan di masa mendatang. (*/red)

Tags: arsip keluarga, cara mengelola, simpan, superradio.id