Oleh: Yeni Rakhmawati A & Adelia Savitri

SR, Surabaya – Mahasiswa Program Studi Linguistik Indonesia melaksanakan kegiatan magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Surabaya yang berlokasi di Dukuh Kupang. Dalam kegiatan tersebut, mahasiswa belajar secara langsung mengenai proses alih media arsip sebagai upaya pelestarian dokumen dan modernisasi sistem kearsipan dalam digital.

Alih media arsip merupakan proses pengalihan bentuk arsip dari media fisik menjadi media digital sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Kegiatan ini bertujuan untuk mempermudah layanan akses arsip agar pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, alih media juga dilakukan sebagai langkah pelestarian arsip agar informasi yang terkandung di dalam dokumen tetap terjaga dalam jangka waktu lama.

Selama magang di Dispusip Dukuh Kupang, mahasiswa terlibat langsung dalam berbagai tahapan proses alih media arsip foto. Kegiatan dimulai dengan:

• Memberikan wadah untuk arsip, dengan membuat amplop arsip yang sesuai dengan ukuran arsip untuk menjaga kondisi fisik arsip sebelum dilakukan pemindaian.
• Setelah itu, arsip dikelompokkan berdasarkan klasifikasi kegiatan agar lebih mudah dalam penyimpanan dan proses temu kembali arsip.
• Mahasiswa juga melakukan pendataan dan pendeskripsian arsip dengan mencatat informasi penting ada.
• Tahap selanjutnya dilakukan proses pemindaian menggunakan scanner untuk menghasilkan salinan digital dengan kualitas yang jelas.
• File hasil alih media kemudian disimpan dan diberi nama sesuai klasifikasi arsip agar mudah diakses kembali saat diperlukan dan diupload kembali pada web e-arsip.

Selain mempelajari proses digitalisasi, mahasiswa juga mendapatkan pemahaman mengenai pentingnya perawatan arsip fisik. Arsip foto disimpan menggunakan amplop arsip dan diberi pembatas kain non woven agar foto tidak saling menempel dan terhindar dari kerusakan. Langkah tersebut dilakukan untuk menjaga nilai guna arsip asli meskipun sudah tersedia dalam bentuk digital.

Proses alih media dinilai memiliki peran penting dalam mempertahankan keberadaan dan nilai informasi arsip. Dengan adanya digitalisasi, informasi yang tersimpan di dalam dokumen tetap dapat dimanfaatkan oleh generasi mendatang meskipun kondisi fisik arsip mengalami penurunan kualitas akibat usia.

Melalui kegiatan magang ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman kerja secara langsung, tetapi juga memahami pentingnya pelestarian arsip sebagai bagian dari memori sejarah daerah dan sumber informasi bagi masyarakat di masa mendatang. (*/red)

 

Tags: mahasiswa linguistik, merawat arsip, superradio.id, surabaya